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下面是我個人減少內蒙古環境監理?報告文本低級錯誤的一些建議和方法:

2020-08-21 11:29:49

內蒙古環境監理報告編制應簡潔明了:環評報告是技術報告,一本技術報告要有技術報告的樣子,比如報告內容應該簡潔明了。這樣做的好處很多:

1. 使報告邏輯更加清晰,論證思路更加順暢,內容表達更加明確,提升編制人對報告的理解和記憶,變相提高工作效率等等。

2. 簡潔的內容代表更少的字數,這相當于減少了報告編制的工作量、減少了全文檢查低級錯誤的工作量、報告修改的工作量,變相節約了工作時間、增加了精力。

3. 簡潔明了的報告也有利于專家審閱,提高印象分,環評專家評審是有主觀性的,專家爸爸和審批人員爸爸看報告看的舒心,少動幾句嘴皮子,則父慈子孝,報告后期修改就容易一些。

PS:如果地方審批人員有以報告厚度論英雄的想法,那么以上當我沒說。

(二)減少報告重復內容:報告重復內容過多也屬于報告簡潔性問題,但這里還是要單拎出來說一下。描述、分析、論證性內容建議不要重復出現在報告中,這些重復內容多了,一旦涉及到報告修改,那么所有的重復內容都需要修改,修改量大不說,一旦修改不全面,就出現了前后矛盾、張冠李戴問題。我理想中的環評報告,描述、分析、論證性內容只在需要出現的地方出現一次即可。但現實很骨感,很難實現,有些內容如果不適當的重復出現,專家和審批人員可能會看不到,進而以為報告缺少相關內容。所以我們要盡量做到相關內容不要做無意義的重復,重復內容不要在不該出現的地方出現,尤其不要在報告某個犄角旮旯的地方重復寫可能需要反復修改的內容。

(三)指代名詞要統一:一些名詞在報告內必然會大量重復出現,這些名詞若不統一,內蒙古環境監理一方面會讓報告內容表述顯得凌亂,另一方面也在反復修改過程中導致低級錯誤。比如說某建設項目員工日常生活會產生一些污水,環評報告里針對這種污水,統一指代名詞叫做“生活污水”就夠了,不要再多此一舉的同時出現諸如“生活廢水”、“員工污水”、“員工產生的污水”這種各不相同且不入流的指代名詞。再比如說項目名稱,必須寫全稱,不要前面寫全稱后面寫簡稱,更不要寫多種簡稱。指代名詞統一,才能便于在文本內使用查找和替換功能實現報告的修改,比如某項目名稱發生了變化,如果報告統一使用全稱,那么使用替換功能統一替換就能完成修改,如果沒有統一,那么就會因為替換不全,產生前后矛盾問題。

(四)使用通用指代名詞:比如用“本項目”代替項目名稱,使用“項目所在地”代替項目地點地名,以減少項目名稱、地名重復次數,減少相關內容變化后的修改量。使用通用指代名詞的另一個好處是我們早晚要拿自己寫過的報告當范本,復制帶有通用指代名詞的內容可以減少復制粘貼后的出現張冠李戴的概率。

(五)刪除輸入法沒用的詞:報告內很多錯別字、錯誤的詞語,都是輸入法造成的,當發現通過輸入法打錯字的時候,就順便把輸入法相關的詞語刪除掉。

(六)抄的至高境界,把別人的變成自己的在抄范本的過程中,除了把技術問題研究透,也要把從范本復制來的內容進行“本土化加工”,使用自己的語言和表達方式修改完善,把別人的變成自己的。同時注意發現范本中的不足,進而改進自己的報告。慢慢的,我們在抄范本過程中形成了自己的語言習慣、寫作風格和編制思路。我們就會“寫報告”了。隨著工作業績的積累,再接到自己做過的相似類型項目時,我們大可以抄自己寫過的報告,由于我們自己的報告內容簡潔明了、語言風格一致、內容思路清晰、名詞指代統一、重復內容少,自然就不容易抄出問題來。在抄自己報告的時候,還會發現之前考慮不周的地方,如此以來,更加有利于自我提高。隨著工作經驗的增加和寫作水平的進一步提高,遇到新類型項目,我們自己的范本已經夠多了,別人范本的作用更多是用來借鑒而不是復制粘貼。

(七)養成習慣:以上很多都是編制習慣問題,廢話多、重復內容多、指代名詞不一致等等都是編制過于隨意造成的,養成良好的編制習慣后,很多問題自然而然的就會解決。

(八)要做全面的檢查:即便養成以上習慣,報告依舊會產生包括并不限于之前說的低級錯誤,同時報告也會存在很多技術性問題,所以進行一次甚至幾次全面的檢查是十分必要的。全面檢查幾百頁的環評報告很痛苦,時不時的就會走神或遺漏,所以這里分享3個小技巧:

1. 把所有文字都設置成紅色,每檢查幾句話、一個表格、一張圖,就把檢查過的內容再設置成黑色,這樣可以有效提高自己的注意力。

2. 很多低級錯誤總是會重復出現,當檢查的過程中發現一處低級錯誤后,那么大概率在報告的其他位置會有相同的錯誤,這時候可以選擇暫停檢查,直接進行全文檢索修改。如果不想暫停檢查,那么修改這一處錯誤后,要進行一個記錄,以便在全文檢查過后,回過頭來針對這些記錄進行一遍檢索,避免因注意力不集中出現遺漏。當然,在寫報告的時候發現了一處低級錯誤,也可能進行記錄,以便日后檢查。

3. 針對輸入法的特點進行檢索,比如全文搜索“再”這個字,就會發現報告里很多“在”都被寫成了“再”。

(九)全文檢查后的二次低級錯誤:全文檢查后,一本報告可能會有一個較大的變化,這時容易出現一些二次低級錯誤,比如排版錯誤、目錄忘記更新、頁碼不連續、只改正文卻忘記修改附圖、附件、基礎信息表等等。這是需要大家注意的。

(十)給自己爭取時間:很多低級錯誤問題,只要多給幾天時間專門檢查,自然而然就解決了,所以向公司爭取時間,將自己更多的精力用在文本檢查上,是更快速有效的解決方案。另外個別公司還是比較人性的,會根據技術人員自己認可的時間制定工作計劃,這時候純新人不要過于自信,在你認為可以完成報告的時間上×2或×3才可能是你實際完成的時間。

(十一)其他:人和人是不一樣的,犯錯誤的方式也是不一樣的,內蒙古環境監理大家要多注意自我覺察,根據自身情況進行自我改善,減少低級錯誤的發生。

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